Mes méthodes préférées pour bien appréhender un nouvel environnement de travail

Dans cet article, je vais vous présenter mes méthodes préférées lorsque j’interviens en mission, afin de vous aider à éviter certains écueils.

Je vais expliquer pourquoi j’utilise ces ateliers, à quoi ils servent dans notre contexte de prise de poste, et pourquoi je les utilise dans cet ordre. Sans plus tarder, je vais d'abord vous présenter des outils pour avoir une vue d'ensemble de votre nouvel environnement de travail. Nous commencerons par le rapport d’étonnement, la Value Stream Mapping, et le mandat de mission. Ensuite, nous verrons quels outils sont efficaces pour évaluer rapidement le niveau de maturité et les valeurs qui animent votre équipe : la matrice des attendus et les Moving Motivators. Enfin, je vous partagerai un bonus pour le plaisir. C’est parti !

Mieux appréhender son nouvel environnement de travail

Le rapport d'étonnement

• Qu'est-ce que le rapport d'étonnement ?

  C'est un outil souvent utilisé par les RH et managers permettant de recueillir l’avis et le ressenti d’un nouveau collaborateur environ trois mois après son arrivée. Ce document est rédigé par un collaborateur et destiné à son manager, aux ressources humaines et à la direction de l’entreprise. Il vise à obtenir des retours sur divers aspects comme le recrutement, l’intégration, la prise de poste et la culture d’entreprise, facilitant ainsi une prise de recul critique pour faire de l’amélioration continue.

• Son objectif :

  Il permet à chaque nouvelle mission de pouvoir exprimer son ressenti et son avis sur un ensemble de points tels que :

  • votre rôle
  • les processus
  • l'organisation

• Ses atouts :

  • Évaluation des bonnes et mauvaises pratiques : Permet de faire un état des lieux des pratiques de l'entreprise.
  • Identification des axes d'amélioration : Recueille des suggestions pour améliorer les pratiques et processus moins efficaces.
  • Inspiration pour de nouvelles idées : Encourage la mise en place de nouvelles méthodes et de nouvelles idées innovantes.
  • Facilitation de l'intégration : Il permet de s'exprimer sur leur expérience initiale dans l'entreprise.
  • Amélioration de la culture d'entreprise : Renforce la culture du feedback et montre que l'entreprise valorise les avis de ses employés, favorisant ainsi un climat de confiance et de considération.

• Prototype de rapport d’étonnement de début de mission :

  Nom : [Votre Nom]

  Date : [Date]

  1. Organisation

     Structure et Culture

     • Observations : Structure hiéarchique, culture d'entreprise, soutien de la direction aux initiatives agiles.
     • Recommandations : Actions pour aligner la culture d'entreprise.

     Processus et Procédures

     • Observations : Processus existant, flux de travail, outils utilisés.
     • Recommandations : Optimisation possible pour augmenter l'efficacité et réduire les gaspillages.

  2. Autres Pôles

     Collaboration Interdépartementale

     • Observations : Interaction entre les équipes de développement et d'autres départements, comme le Marketing, la vente, le support…
     • Recommandations : Initiatives pour améliorer la collaboration interdépartementale.

     Support et Formation

     • Observations : Programmes de formation existants, soutien à l'apprentissage continu.
     • Recommandations : Opportunités de formation pour renforcer les compétences agiles et techniques.

  3. Partie Produit

     Gestion des Produits

     • Observations : Cycle de vie du produit, méthodologie de gestion de projet, interaction PM/PO/QA/, etc. avec les équipes de développement.
     • Recommandations : Améliorations possibles pour la gestion des backlogs et priorisation des tâches…

     Qualité et Feedback utilisateur

     • Observations : Méthode de collecte de feedback, intégration des retours utilisateurs dans le cycle de développement.
     • Recommandations : Stratégies pour améliorer la qualité des produits et la satisfaction client.

  4. L'équipe

     Composition et Compétences

     • Équipe XXX : Liste des membres, compétences principales, point fort et défis.
     • Équipe XXX : Liste des membres, compétences principales, point fort et défis.

     Dynamique et Collaboration

     • Observations : Niveau de collaboration, communication interne, répartiton des rôles.
     • Recommandations : Stratégies pour améliorer la synergie et l'efficacité.

     Pratique Agile

     • Observations : Utilisation des activités Scrum etc., adhérence aux principes agiles.
     • Recommandations : Suggestions pour renforcer les pratiques agiles.

Conclusion

Ce rapport type offre une vision systémique de l’environnement de travail actuel, mettant en lumière les forces et les axes d’amélioration. Vous êtes libre de rajouter ou modifier certaines sections. En utilisant les données récoltées, vous pourrez construire les autres ateliers qui suivent, car vous avez désormais recueilli des premières informations essentielles.

Value Stream Mapping

• Qu'est-ce que le Value Stream Mapping ?

  La Value Stream Mapping (VSM), ou cartographie de la chaîne de valeur, est une méthode de visualisation utilisée pour analyser et optimiser les processus de production.

• Son objectif :

  Cela permet d'identifier et éliminer les gaspillages, d'optimiser les processus de production, de réduire les temps de cycles et les coûts et d'améliorer la qualité et la satisfaction client.

• Ses atouts :

  • Identification et élimination des gaspillages : Permet de détecter et de réduire les activités qui n'apportent pas de valeur ajoutée
  • Optimisation des processus : Améliore les temps de cycle et les coûts, ce qui conduit à une meilleure efficacité opérationnelle
  • Amélioration de la qualité : Contribue à améliorer la satisfaction client en fournissant des produits ou services de meilleure qualité
  • Réduction des coûts : En identifiant les inefficacités, la VSM aide à réduire les coûts de production et de logistique

• Résumé & Référence :

Le Value Stream Mapping (VSM) est un outil Lean permettant d'analyser et d'optimiser les processus de production en identifiant et éliminant les gaspillages. La VSM se divise en quatre étapes : mappage des processus actuels, identification des pertes, mappage des processus optimisés, et mise en œuvre des améliorations. Utiliser la VSM aide à visualiser les flux de travail, améliorer l'efficacité, réduire les coûts et augmenter la satisfaction client. Pour plus de détails, n’hésitez pas à consultez l'article complet.

Le mandat de mission

• Qu'est-ce que le mandat de mission ?

  C'est un outil principalement utilisé en coaching. Il permet de poser des règles du jeu claires en ce qui concerne les objectifs de la prestation, les mesures de résultats, les moyens qui seront mis en oeuvre par chacune des parties.

• Son objectif :

  Il permet de revoir tout les X temps (défini avec le sponsor) ce que vous avez formalisé et ce qui est plus important pour vous et votre sponsor.

• Ses atouts :

  • Cadrage clair des objectifs et des attentes : Il permet de définir précisément les objectifs de la mission, les résultats attendus, et les rôles et responsabilités de chaque partie.
  • Établissement de règles du jeu claires : Le mandat de mission fixe les règles du jeu, y compris les mesures de résultats, les moyens mis en œuvre, et les modalités de collaboration, ce qui assure une compréhension mutuelle et évite les malentendus.
  • Renforcement de la relation de confiance : En clarifiant les attentes et les engagements de chaque partie, il renforce la confiance et facilite une collaboration fructueuse tout au long de la mission.
  • Adaptation continue : Il offre un cadre pour revoir régulièrement les objectifs et les ajuster si nécessaire, assurant ainsi que la mission reste alignée sur les priorités du client et les réalités du terrain.
  • Facilitation de l'évaluation et du feedback : Le mandat de mission permet de suivre les progrès de manière structurée et d'apporter des ajustements en temps réel, ce qui optimise les chances de succès de la mission.

• Prototype de mandat de mission :

  • Mandat de mission

    Version du [Date]

  • Objectif :

    Définir les objectifs et les modalités de la mission entre [Votre Nom] et les équipes de [Nom de l’entreprise] pour assurer une amélioration continue et un alignement sur les attentes des utilisateurs. Utilisation de SMARTF (Spécifique Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement Définie, et Fun) & OKR (Objectives Key Result)

  • Objectif Principaux :

    1. Amélioration de la qualité perçue par les utilisateurs et leur satisfaction
    2. Optimiser le processus de livraison des produits
    3. Alignement structurel du plan de charge avec la capacité réelle de l’équipe

  • Contexte et importance : Améliorer la satisfaction des utilisateurs est crucial. Un processus de livraison optimisé permet des retours plus fréquents et la mise en oeuvre d’innovations pour répondre aux besoins urgents des utilisateurs.

  • Indicateur de performance :

    KPI : [Détails de l’indicateur]

    • État actuel : XX%
    • État cible : XX%

    KPI : [Détails de l’indicateur]

    • État actuel : XXX € / mois
    • État cible : XXX € / mois

• Pistes d’Action :

  • Accompagner l’équipe “XXXXXX”, reconnue pour son avancement en agilité.
  • Accompagner les équipes dans le découpage des éléments pour des livraisons fréquentes.
  • Soutenir l’équipe en charge de la maintenance XXXX dans l’adoption des principes agiles.
  • Alignement sur la définition de la satisfaction utilisateur et des décisions de priorisation.
  • Améliorer les pratiques pour éviter les dérapages de sprint.
  • Formation et accompagnement des managers et Scrum master.

• Actions à Définir :

  • Mesurer la satisfaction actuelle des utilisateurs
  • Définir un objectif mesuré à atteindre d’ici [DATE].
  • Lister les actions spécifiques nécessaires pour atteindre ces objectifs.

À partir de ce point, vous pouvez évaluer efficacement votre alignement avec les exigences de la mission. Vous avez maintenant une vision claire pour déterminer si vos compétences correspondent aux besoins spécifiques de votre client. Cela inclut une analyse de votre capacité à répondre aux attentes, à relever les défis proposés, et à apporter une valeur ajoutée significative. En réfléchissant à ces éléments, vous pourrez décider si vous êtes prêt à vous engager pleinement dans cette mission. Assurez-vous de revisiter régulièrement vos compétences et vos objectifs pour rester en phase avec les attentes du client et les évolutions du projet.

Évaluer le degré de maturité de son équipe

La matrice des attendus

• Qu'est ce que la matrice des attendus ?

  La matrice des attendus est un outil de management utilisé pour clarifier les rôles et les attentes au sein d'une équipe. Elle permet à chaque membre de l'équipe de définir clairement son rôle, ce qu'il attend des autres et ce qu'il pense apporter aux autres membres.

• Son objectif :

  L'objectif principal de la matrice des attendus est de faciliter la collaboration au sein de l'équipe en éliminant les malentendus et en clarifiant les rôles et responsabilités de chacun. Cela permet de mieux comprendre les interactions nécessaires pour atteindre les objectifs communs.

• Ses atouts :

  • Clarification des rôles : Chaque membre connaît clairement son périmètre d'action et celui des autres.
  • Amélioration de la communication : Favorise des discussions ouvertes sur les attentes et les apports de chacun.
  • Équilibrage des tâches : Aide à rééquilibrer la répartition des missions en fonction des besoins et des compétences.
  • Réduction des conflits : En levant les ambiguïtés, on évite les conflits liés à des incompréhensions ou à des chevauchements de responsabilités.

• Résumé & Référence :

  La matrice des attendus est un outil de management permettant de clarifier les rôles et les attentes au sein d'un groupe. Elle aide à prévenir les divergences et malentendus en favorisant des discussions sur les contributions et attentes de chacun. Utilisée en début de projet ou lors de collaborations difficiles, elle améliore la communication et la compréhension mutuelle. L'atelier se déroule en deux formats selon le nombre de rôles entre lesquels vous souhaitez créer cette discussion : entre deux rôles, ou entre une multitude de rôles. Dans la pratique cela impliquera d'utiliser des post-its pour formaliser et discuter des attentes et contributions de chacun. Cette matrice doit être régulièrement ajustée selon les évolutions du projet. Pour plus de détails, n’hésitez pas à consulter l'article complet sur Coach Agile.

Moving motivators

• Qu'est-ce que le moving motivators ?

  Le Moving motivators est un outil de management qui aide à identifier et comprendre ce qui motive les membres d'une équipe. Il se base sur dix cartes représentant différentes motivations intrinsèques et extrinsèques, permettant aux individus de réfléchir à leurs priorités et à ce qui les motive le plus dans leur travail.

• Son objectif :

  L'objectif du Moving Motivators est de créer un environnement où les membres de l'équipe peuvent exprimer leurs motivations personnelles. Cela permet aux Scrum Mastersd de mieux comprendre les dynamiques internes et de créer des conditions de travail qui maximisent l'engagement et la satisfaction des employés.

• Ses atouts :

  • Identification des motivations : Aide à comprendre ce qui pousse chaque individu à donner le meilleur de lui-même.
  • Adaptation des stratégies : Permet de personnaliser les approches de coaching agile en fonction des motivations identifiées.
  • Amélioration de l'engagement : En comprenant mieux les motivations, on peut augmenter l'engagement et la productivité des membres de l'équipe.
  • Réduction des frustrations : En ajustant les tâches et les responsabilités selon les motivations, on réduit les sources de frustration et de démotivation

• Résumé & Référence :

  Moving Motivators est un outil de Management 3.0 conçu pour aider les équipes à comprendre ce qui les motive. Basé sur les travaux de Daniel Pink, Steven Reiss et Edward Deci, il utilise dix cartes représentant des motivations intrinsèques et extrinsèques. Les participants classent ces cartes par ordre d'importance personnelle et discutent de l'impact des changements sur leurs motivations. Cet exercice favorise la réflexion sur les décisions, améliore la compréhension mutuelle et renforce la collaboration au sein des équipes. Pour plus de détails, n’hésitez pas à consultez l'article complet sur Management 3.0.

Bonus : la carte des Partenaires

• Qu'est-ce que la carte des Partenaires ?

  La carte des partenaires est un outil de visualisation et de gestion des forces présentes dans une équipe au sens large. Elle permet d'identifier les différents types de membres en fonction de leurs attitudes et de leur engagement par rapport à un projet ou un changement.

• Son objectif :

  Il vous permet de maximiser l'engament et l'adhésion de l'équipes ou des gens dans l'organisation que vous avez identifié. Il permet d'utiliser efficacement les ressources des personnes et leurs attitudes sans le contexte, et assure une gestion proactive et adaptative des projets et changements.

  La cartes des partenaires est ainsi un outil dynamique qui nécessite une mise à jour régulière et une observation attentive des interactions au sein de l'équipe pour rester pertinente et efficace.

• Ses atouts :

  • Identification des forces et des faiblesses : Permet de repérer les forces motrices, les forces de soutien, les forces neutres, les forces qui ralentissent et les forces opposantes. Cela aide à comprendre les dynamiques internes et à anticiper les résistances potentielles.
  • Concentration de l'énergie sur les alliés : Aide à concentrer les efforts sur les alliés et à encourager leur engagement, tout en prenant en compte les opposants de manière stratégique sans gaspiller trop d'énergie.
  • Amélioration de la communication et de la coopération : Favorise une meilleure communication et coopération en identifiant clairement les rôles et les attentes de chacun, ce qui permet de maximiser l'engagement et l'adhésion au projet.
  • Prise de recul et adaptation continue : Encourage une prise de recul pour observer les dynamiques de l'équipe, écouter les différentes perspectives et ajuster les stratégies en fonction de l'évolution des besoins et des situations.
  • Optimisation des compétences clé et des stratégies : Permet d'optimiser l'utilisation des compétences en identifiant les acteurs clés qui peuvent influencer positivement le projet et en développant des stratégies de mobilisation adaptées à chaque groupe d'acteurs.

• Prototype de Carte des partenaires :

  1. Identification des Partenaires

     1. Forces qui tirent le système vers l’avant : Acteurs enthousiastes et convaincus, moteur du projet.
     2. Forces qui soutiennent : Acteurs engagés mais moins actifs dans la promotion du projet.
     3. Forces neutre : Acteurs sans opinion claire, influençables, attendent des résultats pour se positionner.
     4. Forces qui ralentissent : Acteurs résistant au changement, préoccupés par le maintien du statu quo.
     5. Forces opposantes : Acteurs résolument contre le projet, peuvent agir contre sa mise en oeuvre.

  2. Cartographie des Partenaires

     Utilisez un tableau ou un schéma pour positionner chaque partenaire selon leurs influence et leur engagement.

  3. Analyse des Forces

     1. Forces Positives : Encourager et renforcer
     2. Forces Neutre : Influencer positivement et rassurer
     3. Forces négatives : Comprendre les objections et gérer stratégiquement.

  4. Plan d’Action

     1. Alliés : Mobiliser et soutenir activement.
     2. Neutre : Fournir des preuves de succès et des avantages concrets.
     3. Opposant : Adresser les préoccupations et intégrer des éléments de leurs retours si pertinents.

     Exemple de tableau :

     Partenaire	Rôle	Influence	Engagement
     Alice	Développeuse	Haute	Forte
     Bob	Analyste	Moyenne	Moyenne
     Charles	Charles	Faible	Faible
     Diana	Directeur marketing	Haute	Opposante

• Résumé & Référence : La carte des partenaires est un outil stratégique qui aide à visualiser les dynamiques au sein d’une équipe ou d’une organisation. En identifiant clairement les différents type de forces, elle permet de concentrer les efforts là où il sont nécessaires et d’optimiser l’efficacité de vos actions. Pour plus de détails, N’hésitez pas à consulter la ressource complète sur la carte des partenaires.

Conclusion

Les méthodes et outils présentés dans cet article sont des piliers essentiels pour réussir une mission et s’intégrer efficacement dans un nouvel environnement de travail. Le rapport d’étonnement, la Value Stream Mapping, et le Mandat de mission offrent une vue d’ensemble indispensable pour comprendre et améliorer les processus. En parallèle, la matrice des attendus et le Moving motivators permettent de renforcer la collaboration et l’engagement au sein des équipes.

En appliquant ces outils, vous serez mieux armés pour naviguer dans des environnements complexes et dynamiques, tout en évitant les pièges courants. Vous apporterez ainsi une vraie valeur ajoutée ! La carte des Partenaires, en tant que bonus, vous aidera à identifier et à maximiser les forces présentes dans votre équipe, assurant ainsi une gestion proactive et adaptable.

Intégrer ces pratiques à chaque début de mission vous permettra non seulement de mieux appréhender votre rôle au sein de l’organisation, mais aussi de contribuer à faire grandir vos équipes. N’hésitez pas à ajuster et à personnaliser ces méthodes selon vos besoins spécifiques et ceux de vos équipes. Bon courage dans vos futures missions !